Freelancers? Nee danku! Die zijn te duur voor ons bedrijf!

“Freelancers? Nee danku! Die zijn te duur voor ons bedrijf!”

Het zal je niet verbazen dat we deze reactie wel meerdere keren per dag te horen krijgen. Wat daarop meestal volgt is een welles-nietes-gesprek waarbij onze klanten niet altijd oren hebben naar onze argumentatie. Jammer, want er gaat ongelofelijk veel talent, tijd en expertise verloren op deze manier.

In deze blog willen we graag voor eens en voor altijd komaf maken met deze discussie. Want ook al krijgen we er maar een handvol freelancers extra mee aan het werk, dan nog moeten we het proberen voor hen! En toegegeven, ook voor onze eigen accountmanagers … die elke dag opnieuw dezelfde argumentatie moeten voeren.

Laat ons vooral kijken naar de concrete, harde cijfers. Want, laat ons eerlijk zijn, die spreken vaak het meest tot de verbeelding.

Let the numbers do the talking

We zetten in onderstaande tabel 3 verschillende contractvormen naast elkaar: een vaste medewerker, een uitzendmedewerker en een freelancer. Om het gemakkelijk te maken hebben we in onderstaande tabel alles teruggebracht naar kost per uur. Rekening houdend met 255 werkdagen (in 2023) en 8 werkuren per dag.

We beginnen met het “basis uurloon” te noteren. Dit is de grootste oorzaak van onze “discussies” die we hebben, want werkgevers kijken vaak enkel hiernaar om de vergelijking te maken.

Uurlonen variëren bij ons vaak tussen 50€ en 90€ per uur. Een groot verschil uiteraard, maar zoals je ook senior werknemers in je bedrijf duurder zal verlonen, zal je dit ook doortrekken naar de verloning van senior freelancers. Laat ons dus vooral appelen met appelen vergelijken. Hier nemen we een uitvoerend administratief bediende met beperkte ervaring als voorbeeld.

Vervolgens sommen we een resem kosten op die voor jou, als werkgever, heel evident zullen klinken: kosten dimona, verplaatsingsvergoeding, maaltijdcheques, firmawagen, ecocheques, hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, kost van feestdagen, arbeidsongevallenverzekering, vakantiegeld, eindejaarspremie, allerhande onkosten en ziekte. Ook hier hebben we telkens voor zeer accurate informatie gezorgd.

Klaar om de spannende wereld van HR-kosten op te peppen? Hier gaan we dan, cijfers worden zo meteen een stuk aantrekkelijker!

Toelichting

• De Talent Aantrekkings Tango: Denk aan de cost-per-hire als de dans van het aantrekken van schitterend nieuw talent. Het is geen gewone beweging; het is een verfijnde routine die de kunst van het opstellen van vacatures, het doorzoeken van de zee van cv’s, het orkestreren van interviews, en de delicate dans van salarisonderhandelingen omvat. De toegangsprijs voor deze voorstelling is gemiddeld een koele €4500 per jaar, verdeeld over een nauwkeurig berekend schema om ervoor te zorgen dat je wijs investeert in de toekomstige sterren van je team. Cost-per-hire is met andere woorden gekoppeld aan het werven van talent en verwijst naar de totale kosten voor het aantrekken van de nieuwe medewerker naar het bedrijf, inclusief de uitgaven van het wervingsproces, kost om vaca uit te schrijven, cv’s te screenen, gesprekken te regelen, referenties te nemen, sollicitatiegesprekken in te plannen en op te volgen, loonbesprekingen,… apparatuur, reiskosten, administratieve kosten en voordelen. Hoe bereken je een cost-per hire? Gemiddelde cost per hire in België in 2023 wordt geschat op €4500 per jaar / 2.5 (afschrijving cost per hire) / 12 maanden per jaar / 20 werkdagen per maand / 7.6 uur per dag. *1
• Dimona: De Snelle Stap van Compliance: Dimona is meer dan een formaliteit; het is de vlotte stap die elke Belgische werkgever moet beheersen. Dimona staat voor “Déclaration Immédiate/Onmiddellijke Aangifte” en is een systeem in België dat door werkgevers gebruikt wordt om de in- en uitdiensttreding van werknemers onmiddellijk elektronisch aan te geven bij de sociale zekerheidsdiensten. Dit systeem maakt het mogelijk voor de RSZ (Rijksdienst voor Sociale Zekerheid) om snel en efficiënt de nodige informatie te verzamelen over het arbeidsverleden van werknemers. Het doel van Dimona is om een accurate en actuele databank van tewerkstelling in België te onderhouden, wat helpt bij het beheer van sociale bijdragen en rechten van werknemers. Door het gebruik van Dimona kunnen werkgevers voldoen aan hun wettelijke verplichtingen en kunnen werknemers hun sociale rechten (zoals werkloosheidsuitkeringen, pensioenen, enz.) correct en tijdig ontvangen. Er zijn geen directe “kosten” verbonden aan het indienen van een Dimona-aangifte zoals er kosten verbonden zijn aan producten of diensten. Echter, het beheer van personeelsadministratie, inclusief het doen van Dimona-aangiften, vereist tijd en middelen van de HR-afdeling of van de persoon die verantwoordelijk is voor de personeelszaken binnen een bedrijf. Deze administratieve lasten kunnen indirecte kosten met zich meebrengen, zoals het salaris van de medewerkers die deze taken uitvoeren of de kosten voor het gebruik van software die het proces automatiseert en vereenvoudigt. Deze kost wordt geraamd op 0.5€/uur per werknemer.
• Naast het brutoloon betaal je sociale zekerheidsbedragen (patronale lasten) aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). Dit zijn bijdragen die je als werkgever betaalt aan de sociale zekerheid om bij te dragen aan het aanvullend pensioen voor jouw werknemers. De werkgeversbijdrage of patronale bijdrage bedraagt 25% van het brutoloon.
• Een elektrische firmawagen kost gemiddeld 685€ per maand voor de werkgever (incl leaseprijs, aftrekbaarheid, brandstop). Dit is het bedrag voor een wagen categorie Audi A1.
  De gemiddelde kostprijs van een elektrische firmawagen voor een bedrijf kan variëren afhankelijk van verschillende factoren, zoals het merk en model van de auto, de aankoopwijze (kopen, leasen, of financieren), subsidies of fiscale voordelen die van toepassing kunnen zijn, en het gebruik (zoals het aantal gereden kilometers).
• In sommige landen biedt de overheid subsidies of belastingvoordelen voor elektrische voertuigen om duurzaam vervoer te stimuleren. Dit kan de totale eigendomskosten (Total Cost of Ownership, TCO) aanzienlijk beïnvloeden. De TCO omvat de aanschafprijs, afschrijving, verzekering, onderhoud, reparaties, en de kosten voor elektriciteit om de auto op te laden. Het leasen van elektrische voertuigen is ook een populaire optie voor bedrijven, omdat dit vaak inclusief onderhoud en reparaties is, wat de operationele kosten voorspelbaarder maakt. De maandelijkse leaseprijs kan variëren afhankelijk van de leasevoorwaarden, de looptijd van de lease, en het gekozen model.
  Verrekenen naar een uurtarief doe je als volgt: 685€ / 4 weken per maand / 38 uur per week.
  Bij GIGHOUSE merken wij dat in 95% van alle gevallen freelancers werken met een tarief all-in. Dit betekent dat een verplaatsingsvergoeding meestal is opgenomen in het vast uurtarief. Slechts in beperkte gevallen wordt een extra verplaatsingsvergoeding afgesproken met de klant.
  De kost van de firmawagen an sich is uiteraard in quasi alle gevallen ten laste van de freelancer zelf.
• Ecocheques: 250€ per jaar. Via uitzend dient hier nog een diensten coëfficiënt te worden verrekend van 3,5%. Deze diensten coëfficiënt slaat op de administratieve kost die de uitzendbedrijven doorrekenen om de effectieve verwerking te doen van de echocheques.
• Hospitalisatieverzekering: veel bedrijven nemen tegenwoordig een hospitalisatieverzekering op in hun standaard loonpakket. De gemiddelde kost bedraagt 9,72€ per maand. Verrekening naar uurtarief in bovenstaande tabel gaat als volgt: 9,72€ / 4 weken / 38u.
• Een gemiddelde groepsverzekering bedraagt 75€ per maand (+4.4% taks en RSZ bijdrage van 8.8%). De berekening in bovenstaande tabel gaat als volgt : 75€ + 4% taks + 8.8% RSZ bijdrage)/4 weken per maand /38u per week.
• Feestdagen: er zijn 11 feestdagen per jaar (dit is 0.91 feestdag per maand). Volgens het uitzendsysteem dient hier nog een coëfficiënt te worden bijgeteld. Deze berekening wordt als volgt uitgewerkt: ((uurloon + kost) * gemiddeld 7.6u per dag *0.91) / 4 weken / 38u
• Arbeidsongevallenverzekering: Een arbeidsongeval kost een werkgever gemiddeld € 10.000 tot € 20.000. In sommige gevallen kan het zelfs oplopen tot een paar miljoen euro. Dit hangt natuurlijk af van de grootte van de organisatie en de aard van het werk. De gemiddelde kost bij een uitzendbedrijf in België wordt geraamd op 250€ voor de aangifte en 6400€ gemiddelde kost per ongeval.
• Vakantiedagen dienen te worden doorgerekend in de kost van de medewerker. Deze kost wordt berekend op basis van 20 vakantiedagen per jaar.
  Berekening van de kost van de vakantiedagen in bovenstaande tabel: (uurloon + kost * 7.6 uur * 20 dagen) / 12 maanden / 4 weken / 38 uur.
• Eindejaarspremie = ((loon + kost) * 38 dagen * 4 weken *0.92) / 12 maanden /4 weken/38 uur
• Onkosten: gemiddeld wordt 150€ per maand onkosten voorzien (150/4/38). De maximale bedragen per jaar en per dag mag je niet overschrijden. De maximale bedragen worden jaarlijks geïndexeerd. In 2024 bedraagt het plafond van de kostenvergoeding 41,48 euro per dag en 1659,29 euro per jaar.
• Ziekte: cijfers van 2021 tonen gemiddeld 7.4 ziektedagen per 100 gewerkte dagen. Op 220 arbeidsdagen per jaar komt dit neer op een gemiddelde van 16.28 dagen. Bij uitzendarbeid wordt ziekte vaak door de klant gedragen en is dit niet meer inclusief opgenomen in de kostprijs. Dit dient dus nog extra te worden bijgeteld.

Als je alle voorgaande informatie in rekening brengt zie je dus een vrij klein verschil in totaal uurtarief tussen de 3 verschillende contractvormen. Het leert ons vooral dat we dus steeds appelen met appelen moeten vergelijken en dat “niets is wat het op het eerste zicht lijkt” 😉.

Dat flexibele arbeidsvormen steeds iets duurder zullen zijn dan jouw vaste medewerker, daar gaan we niet over discussiëren. Onthoud hier vooral dat flexibiliteit en expertise ook altijd een bepaalde (extra) kost met zich mee brengt. Maar kost die lege stoel jou ook niet ontzettend veel geld vandaag?

En … if you pay peanuts… you get monkeys? 😉 Met freelancers haal je experts in huis die zelf ondernemer zijn en die dus weten hoe belangrijk het is om efficiënt te werken en een meerwaarde te bieden voor jouw bedrijf.

Anno 2024 moeten we dus vooral 1 ding onthouden: het maakt niet meer uit welke contractvorm je kiest. Zolang je maar de juiste expert op de juiste stoel binnen je bedrijf krijgt.
Kies voor expertise, niet voor contractvorm.

Oh ja… en vertrouw op GIGHOUSE om jou te helpen met jouw zoektocht naar de juiste expert!

Bronnen:

HR Statistieken 2023: Recruitment, Arbeidsmarkt, CV’s, Sollicitaties!

https://www.health.belgium.be/en/publications-and-research
https://www.securex.be/nl/personeelsbeleid/loonkosten-en-verloning
Met dank aan onze zusterbedrijven binnen House Of HR / Accent Group

om te helpen met het aanvullen van ontbrekende cijfergegevens zodat we de juiste analyse konden maken.